Realizacja projektów informatycznych wiąże się z wieloma wyzwaniami – od niejasnych wymagań, przez komunikację, po zarządzanie zmianami. Badania pokazują, że większość projektów IT przekracza planowany budżet lub czas realizacji właśnie z powodu tych problemów. Takie wyzwania mogą wpłynąć na harmonogram, budżet oraz jakość finalnego produktu. Rozwiązaniem jest włączenie do projektu analityka biznesowego, którego doświadczenie może pomóc zapobiec wielu problemom i skutecznie zarządzać pracą nad projektem.

W tym artykule przedstawię najczęstsze wyzwania pojawiające się w projektach IT oraz wyjaśnię, jak analiza biznesowa może pomóc w ich rozwiązaniu.

1. Gdy projekt rośnie jak śnieżna kula

Opis problemu
Jednym z największych wyzwań w projektach informatycznych jest „scope creep” – stopniowe rozszerzanie zakresu projektu poza to, co zostało pierwotnie ustalone. Dzieje się tak, gdy w trakcie prac klient lub zespół dodaje nowe funkcje, modyfikacje czy zmiany, które nie były przewidziane w początkowym planie.

Przykład z praktyki
Klient wdraża system e-commerce i na początku wymaga prostego sklepu online. W trakcie prac dodaje jednak nowe funkcje, takie jak integracja z różnymi systemami płatności, zaawansowane raportowanie czy program lojalnościowy. Choć każda zmiana wydaje się istotna, wprowadzanie ich bez planu może przeciągnąć harmonogram oraz zwiększyć koszty projektu.

Rozwiązanie – jak pomaga analityk biznesowy
Analityk biznesowy pomaga w ustaleniu jasnego zakresu projektu już na jego wczesnym etapie. Następnie, wdrażając proces zarządzania zmianami oraz korzystając z technik priorytetyzacji zadań (np. MoSCoW czy User Story Mapping), potrafi ocenić wpływ nowych funkcji na cały projekt. Dzięki temu zespół wie, które zmiany są krytyczne, a które można zrealizować na późniejszym etapie, unikając „rozrastania się” zakresu projektu.

2. Różne spojrzenia, jeden projekt jak zrozumieć wymagania klienta

Opis problemu
Klient i dostawca IT często mają różne perspektywy na to, jak powinien wyglądać finalny produkt. Klient może mieć ogólną wizję lub potrzeby, natomiast dostawca IT może interpretować te wymagania w inny sposób. Prowadzi to do rozbieżności między oczekiwaniami a tym, co jest faktycznie dostarczane.

Przykład z praktyki
Przy tworzeniu aplikacji mobilnej klient wyobraża sobie interaktywne funkcje z opcją personalizacji, podczas gdy zespół techniczny pracuje nad uproszczoną wersją produktu, nie w pełni rozumiejąc oczekiwania klienta.

Rozwiązanie – jak pomaga analityk biznesowy
Analityk biznesowy buduje pomost komunikacyjny między klientem a zespołem IT. Organizuje warsztaty zbierania wymagań, prowadzi wywiady z interesariuszami i tworzy modele procesów biznesowych z wykorzystaniem narzędzi takich jak BPMN (Business Process Model and Notation). Dzięki temu wymagania klienta są jasno sprecyzowane, zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu i przetłumaczone na język techniczny.

Korzyści ze współpracy z analitykiem biznesowym
Zespół projektowy i klient osiągają wspólne zrozumienie projektu. Analityk używa konkretnych narzędzi, takich jak diagramy UML czy przypadki użycia (use cases), aby zapewnić, że finalny produkt odpowiada wizji klienta.

3. Klient nie wie, czego potrzebuje? Odkryj prawdziwe wymagania

Opis problemu
Klient wie, że potrzebuje nowego rozwiązania, ale nie potrafi sprecyzować swoich wymagań i oczekiwań. Dysponuje jedynie ogólną wizją produktu, bez szczegółów na temat funkcji czy zakresu, co utrudnia rozpoczęcie prac nad projektem.

Przykład z praktyki
Klient zgłasza potrzebę stworzenia platformy e-learningowej, ale nie określa, jakie funkcje będą kluczowe – czy ma to być platforma z opcjami ocen, raportowania i społecznościowym wymiarem, czy raczej prosty system kursów online.

Rozwiązanie – jak pomaga analityk biznesowy
Analityk biznesowy przeprowadza warsztaty product discovery, pomagając klientowi zidentyfikować potrzeby użytkowników końcowych oraz określić główne funkcje produktu. Prototypowanie czy tworzenie MVP (Minimum Viable Product) pozwalają na weryfikację, czy wymagania są spójne z wizją produktu.

Korzyści ze współpracy z analitykiem biznesowym
Klient otrzymuje kompleksowe wsparcie w zdefiniowaniu wizji produktu i stworzeniu planu, który faktycznie odpowiada rzeczywistym potrzebom biznesowym. Dzięki temu prace nad projektem są bardziej ukierunkowane.

4. Chaos w zarządzaniu zadaniami brak priorytetyzacji wymagań

Opis problemu
W wielu projektach IT brakuje odpowiedniego priorytetyzowania zadań, przez co zespół może koncentrować się na funkcjach, które nie mają kluczowego znaczenia dla klienta. Może to prowadzić do opóźnień i trudności w realizacji najważniejszych elementów projektu.

Przykład z praktyki
Podczas prac nad platformą handlową zespół deweloperski skupia się na rozbudowanej wyszukiwarce produktów, ignorując kluczowe funkcje, takie jak prosty proces płatności czy dostępność na urządzeniach mobilnych, które są priorytetowe dla klienta.

Rozwiązanie – jak pomaga analityk biznesowy
Analityk biznesowy wykorzystuje techniki priorytetyzacji, takie jak MoSCoW, aby określić, które wymagania są kluczowe (Must have), a które mogą zostać dodane na późniejszym etapie (Should have, Could have). Zarządzanie backlogiem wymagań umożliwia skoncentrowanie się na dostarczeniu największej wartości biznesowej w pierwszej kolejności.

Korzyści ze współpracy z analitykiem biznesowym
Priorytetyzacja zadań pozwala na efektywne zarządzanie czasem i zasobami, skupiając się na tym, co naprawdę przynosi korzyści klientowi. Zespół może pracować wydajniej, a klient otrzymuje wartość już na wczesnym etapie projektu.

5. Brak spójnej komunikacji w zespole projektowym

Opis problemu
W projektach informatycznych bierze udział wiele zespołów – biznes, IT, testerzy, marketing – każdy z nich ma swoje cele i specyficzne potrzeby. Brak odpowiedniej komunikacji między zespołami często prowadzi do niejasności co do wymagań, ról i odpowiedzialności.

Przykład z praktyki
Zespół deweloperski nie jest świadomy zmieniających się priorytetów biznesowych, pracując nad funkcją, która nie jest już istotna dla klienta. W efekcie funkcjonalność traci na wartości, a projekt się opóźnia.

Rozwiązanie – jak pomaga analityk biznesowy
Analityk biznesowy wprowadza spójne mechanizmy komunikacji, takie jak regularne spotkania zespołu, retrospekcje czy sesje rozwiązywania problemów. Może także facylitować warsztaty User Story Mapping, aby uzgodnić wymagania na poziomie całego zespołu i stworzyć wspólną wizję projektu.

Korzyści ze współpracy z analitykiem biznesowym
Dzięki roli mediatora, którą pełni analityk biznesowy, zespoły utrzymują spójność w działaniach, co przekłada się na lepszą koordynację, realizację celów projektu oraz zmniejszenie ryzyka nieporozumień.

6. Zmiany wymagań w trakcie realizacji projektu jak uniknąć chaosu

Opis problemu
Wymagania w projektach IT często zmieniają się w trakcie realizacji ze względu na zmieniające się potrzeby biznesowe, regulacje prawne czy trendy rynkowe. Jeśli nie zarządza się tymi zmianami odpowiednio, mogą one zaburzyć prace projektowe.

Przykład z praktyki
Klient w połowie projektu wdrażania nowej platformy zamawia dodatkowe funkcje zabezpieczeń danych, co wymaga przeprojektowania już istniejącej architektury systemu.

Rozwiązanie – jak pomaga analityk biznesowy
Analityk biznesowy stosuje procedury zarządzania zmianą, takie jak dokumentacja nowych wymagań, analiza wpływu zmian (Impact Analysis) oraz komunikacja tych zmian w zespole. W niektórych projektach tworzy się także Change Control Board (CCB), aby kontrolować wprowadzanie zmian.

Korzyści ze współpracy z analitykiem biznesowym
Skuteczne zarządzanie zmianami pozwala na zachowanie elastyczności w projekcie, jednocześnie zapewniając kontrolę nad harmonogramem oraz budżetem.

7. Niedostatecznie dopracowane wymagania

Opis problemu
Jednym z kluczowych problemów w projektach informatycznych jest brak doprecyzowanych wymagań na wczesnym etapie prac. Wymagania bywają niekompletne, zbyt ogólne lub niejasno sformułowane, co sprawia, że zespół projektowy może mieć trudności w ich realizacji. Niedopracowanie wymagań wpływa na cały proces tworzenia produktu, od planowania po wdrożenie.

Przykład z praktyki
Przy projektowaniu nowego systemu ERP klient ogólnie zdefiniował, że chce „zautomatyzować procesy sprzedażowe”, ale nie wskazał konkretnych zadań, jakie mają zostać zautomatyzowane, ani oczekiwanych rezultatów. W rezultacie zespół IT poświęca czas na implementację rozwiązań, które niekoniecznie spełniają cele biznesowe.

Rozwiązanie – jak pomaga analityk biznesowy
Analityk biznesowy potrafi doprecyzować wymagania już na etapie ich zbierania. Poprzez warsztaty z interesariuszami, wywiady i analizę procesów biznesowych, identyfikuje konkretne potrzeby i przekształca je w zrozumiałe oraz mierzalne wymagania. Prototypowanie czy wczesna walidacja poprzez MVP (Minimum Viable Product) pozwalają zweryfikować, czy wymagania są dopracowane.

Korzyści ze współpracy z analitykiem biznesowym
Dzięki dobrze zdefiniowanym wymaganiom zespół projektowy pracuje efektywniej, a ryzyko błędów czy niezgodności z oczekiwaniami klienta jest zminimalizowane. Projekt ma jasno wytyczone cele i priorytety, co zwiększa szanse na terminowe i skuteczne wdrożenie.

Podsumowanie

Projekty informatyczne często borykają się z problemami związanymi z niejasnym zakresem, różnymi interpretacjami wymagań czy nieefektywną komunikacją. Zaangażowanie analityka biznesowego pozwala na efektywne zarządzanie tymi wyzwaniami, usprawnia komunikację, weryfikuje wymagania i zapewnia, że finalny produkt spełnia cele biznesowe.

Nie pozwól, by typowe problemy projektowe hamowały rozwój Twojego biznesu. Szukasz wsparcia w zarządzaniu projektem IT? Chcesz uniknąć typowych problemów i zagwarantować sukces projektu? Skontaktuj się już teraz, aby omówić, jak analiza biznesowa może wesprzeć Twoją organizację i zapewnić powodzenie Twojego projektu IT!